POPの検索・制作にかかる作業の「ムダ」を効率化したい

―販促クラウド「SPinno」（以下「SPinno」）を導入した背景について教えてください。

導入した時のもっとも大きな目的は、「店舗スタッフの、POPを検索したり、作成したりする業務にかかる時間を削減したい」ということでした。

SPinnoを導入する以前は、社内で本社と店舗間でのPOP データ共有がうまくできていなかったのです。

店舗スタッフは、POPがどこのフォルダに格納されているのかわからず、検索に時間をかけてしまったり、「見つからないから、自分で作るしかない」と、独自にPOPを制作したりしていました。
時間をかけて「検索」した上、さらに「制作」にも時間がかかる、という状態になってしまっていたのです。

また、本部で制作しているPOPと同じような内容のものを、重複して作ってしまっているケースもありました。

通常の店舗運営にかかる業務とは別で、そうした時間が発生してしまうのは負担も大きかったでしょうし、本部と店舗で作業が重複するという非効率なところを解消したいと思いました。

「これならみんなが使えそう」 店舗からも好反応

―販促物の管理ツールの中でも、SPinnoを選んでくださった決め手は何ですか？

SPinnoを選んだ決め手はいくつかありますが、1番は、初見でもわかりやすい操作性です。 導入に際してはいくつか他のシステムも比較検討していましたし、全店への本導入前には、２店舗に限定して、導入と運用のテストを実施しました。

その結果、SPinnoは標準機能でこちらのやりたいことがある程度そろっていた上、現場からも「これなら、みんな使えそうだね」という合意が取れたことで、SPinnoに決まりました。

また、「データの探しやすさ」も決め手の1つでした。以前使っていたデータ共有ツールでは、1つのファイルに対して複数の 「キーワード」を設定することができず、それがなかなか欲しいデータを見つけられない要因となっていました。SPinnoでは1つのファイルに対して複数のキーワードを設定しておくことができ、検索性が向上したと感じています。

SPinnoのTOPページ活用で、周知内容の確認漏れが減少

―うれしいお言葉ばかりです。SPinnoの中で、特に気に入っている機能はありますか？

SPinnoのTOPページにある「トピックス」の機能は、とても便利に使っています。

導入以前から、全店へメールでこうした内容を送っていたのですが、やはりメールでは埋もれてしまうことも多く「今月の キャンペーン用販促物はまだですか？」と店舗から問い合わせが来ることもあったのです。

SPinno導入以降は、このTOPページでお知らせできるので、みんなここを確認すればよく、そうした問い合わせはなくな りました。

また、導入以前は、もうキャンペーン期間の終わった古いPOPがまだ店頭で使用されてしまっている、ということも起こっていました。

現在は、「1月用」「2月用」と対象月ごとにフォルダを分けて登録することで、利用可能な期間がわかるようになり、店舗も 「この販促物は、先月までだったのだな」と判断できるようになっています。

【エノテカ様 SPinno TOP画面】

―他にも使い方で工夫している点があれば、ぜひ教えてください。

まず、導入時点からカテゴリ・フォルダ設定、運用ルールに関しては、かなり綿密に検討しました。このはじめの設定が誰の目にもわかりやすいものにしておかないと、実用フェーズでつまずいてしまうと思っていたので。

また、格納するデータはイラストレータなどの容量の大きいものはできるだけ省き、容量を抑えて、スピーディに操作できるようにしているのも、運用面での工夫です。

そして、もう１点当社で工夫しているのが、以前から使っていた他の共有システムに、SPinnoからも遷移できるように設計していること。共有システムには、店舗から現場の写真を格納してもらっており、SPinnoでDL・印刷したPOPが実際にどう掲示されているのかが確認できます。

また、キャンペーンごとの販促物展開イメージ図と、使用する販促物の一覧ページ、チェックリストなどもSPinno上で見られるようにしたことで、店舗を束ねるマネージャークラスの社員たちの利用頻度も高い状況となっています。

移動の多いマネージャーには、スマホやタブレットからもアクセスできるSPinnoによる共有は好評です。

標準機能の中で、社内の創意工夫を重ね、「店頭POPに関しては、SPinnoを見ればわかる」という状態を作り上げるこ とができました。

今後も店舗の工数削減と、販促物の最適化にSPinnoを活用していきたい

―最後に、今後エノテカ様がSPinnoを活用して実現していきたいことを教えてください。

本部としては引き続き、店舗にとって便利で使いやすいことを重視した上で、工数削減・業務の効率化をしていきたいと 考えています。

当社では、本部と店舗で認識にずれがないよう、毎月店舗スタッフへの業務アンケートを実施しているのですが、 SPinnoについては「活用できている」という回答が多いので、「使いやすさ」という重要ポイントはクリアできています。

今後もそうした店舗へのアンケートを継続しつつ、SPinnoから取得できる利用状況などのデータとも照らし合わせて、 販促物の社内認知度・使用率などのできるだけ精緻なデータを収集し、販促業務の最適化をはかっていきたいです。