販促活動でも重要な「ワークフロー」とは？

ワークフローとは、企業の業務プロセスにおける一連の流れや手順のことを指します。効率的なワークフローは、業務の効率性や品質向上に直結し、企業の競争力を高めるために重要な要素となっています。しかし、多くの企業がワークフローにおける課題や改善の余地を抱えており、その解決に向けた取り組みが求められています。

販促活動においても、ワークフローにおける課題や問題点は多く、販促活動において効率的なワークフローを構築することは、企業の成長と成功に欠かせません。

この記事ではワークフローについての基本的な知識と販促活動におけるワークフローの重要性について解説いたします。

ワークフローとは？

ワークフローの定義

ワークフローとは、業務プロセスが正確かつ効率的に進行するための手順や流れのことを指します。具体的には、タスクの割り当て、承認プロセス、情報の共有、コミュニケーションなどが含まれます。ワークフローは、組織内の各部門や個人間での連携を促進するために、効果的なスケジュール管理とタスク管理を提供します。

適切なワークフローの重要性

ワークフローは、生産性や効率性の向上に大きく関わっています。適切なワークフローを構築することで、作業の手間や時間の浪費を最小限に抑えることができます。また、透明性や一貫性を確保することにより、タスクの追跡や優先順位の設定が容易になり、成果物の品質向上にも寄与します。

ワークフローの改善がもたらすメリット

ワークフローの改善にはさまざまなメリットがあります。例えば、効率の向上により業務プロセスが迅速に進行するため、生産性が向上します。また、タスクの可視化や負荷の均衡化により、作業の適切な配分が可能になります。さらに、情報の共有とコミュニケーションの円滑化により、チーム全体の連携や意思決定が強化されます。

ワークフローシステムとそのメリット

ワークフローシステムは、業務の流れを可視化し電子稟議や電子承認を可能にするシステムです。
今まで紙の書類や手書きのフォームを使って行っていた、稟議申請や交通費の申請、書類の提出・承認などの様々な手続きをデジタル化することで、業務の円滑化や生産性の向上を行うことができます。

ワークフローシステムでペーパーレス化

ペーパーレス化は承認・決裁の時間短縮による意思決定のスピードの向上など企業活動における生産性の向上も期待できます。
紙文化が根強い日本においては導入に苦労する企業も多い状況でしたが、コロナ禍によるコスト削減やリモートワークへの対応などからデジタル化の重要性が高まったことで2020年以降、ペーパーレス化は一気に進展しました。

ワークフローシステムの導入を行うことで、申請書類の提出や、郵送などの手間が省略することができ、ペーパーレス化を行うことが可能です。

業務フローを可視化し内部統制を強化する

ワークフローシステムの導入により業務フローが可視化され、ルールに従って業務が遂行されている状態が望ましいといえます。また、ワークフローシステムには申請フォームや承認ルートを登録・設定できる機能があり、申請内容に応じて適切なフォーマットが表示され、適切な承認者へと自動でリレーされていきます。
権限設定により、第三者が勝手に承認したり、文書を改ざんしたり、といった不正も防げます。

データを活用することが出来るように

ワークフローシステムには、申請フォームや承認ルート、ユーザーの権限情報など、様々なデータが含まれます。
日々の業務の中で、蓄積したデータを活用すれば業務の分析が可能となり、業務の改善のヒントを見つけることが可能です。

販促物管理におけるワークフローの課題

販促活動では、マーケティング戦略の策定、広告や販促物などのクリエイティブ制作、プロモーション実施などのタスクが多岐にわたります。これらのタスクを効率的に進めるためには、情報の収集と分析、各タスクの進行状況の把握、関係者の連携などが重要です。

その中でも、販促物の制作・管理の領域に関しては以下のような課題があります。

関係者が多く、業務フローが複雑

販促物の制作には、デザイナーや印刷会社、代理店などとのコミュニケーションが必要です。そのため、社内のチャットツール・メール、企業によってはいまだに電話やFAXを用いているなど、やり取りの手段が多く、業務フローが複雑化しやすい傾向があります。

デザインや素材のデータ管理

販促物の制作には、デザインや素材のデータが必要です。しかし、データの管理ができていない場合、データの再利用や修正が困難になることがあります。

販促物の制作が無駄になる

販促物の制作には、コストや時間がかかります。しかし、制作した販促物が使われなかったり、現場が制作した販促物のクオリティが低かったりする場合、無駄になってしまいます。

販促管理に関するワークフローの改善はSPinnoで

当社が提供する販促クラウド「SPinno」は、販促業務の効率化を目的に、販促領域に特化して開発されたクラウドシステムです。
店舗における販促業務、販促活動で重要となるPOPの受発注、デザインの依頼・承認、デザインのデータ管理・共有を、これ一つで行うことができます。

販促業務の一元管理と見える化

販促クラウド「SPinno」は、POPの企画・制作の取りまとめをする本部と、販促施策が行われる営業拠点・店舗、そしてデザイン会社・印刷会社・倉庫などのサプライヤーをクラウド上でつなぎ、データの一元管理と見える化を実現します。
これにより、メールやFAXといった見落としがちな連絡手段は不要となり、販促物の制作に関する進捗状況も関係者間で見える化されます。

ユーザーフレンドリーなUI/UX

特に営業拠点・店舗などのユーザーから多くいただくのは「POP専用のECサイトのようなUI/UX」というお声。本部と現場の間で意図の共有が容易となるだけでなく、億劫だったPOPの手配業務がショッピング感覚で楽しく行えます。

画像ファイルの検索時間を短縮

SPinno上では、デザインデータなどの画像ファイルが全てサムネイル表示されるので、必要なファイルにスピーディにアクセスできます。

デザイン編集機能

軽微なデザイン修正であればSPinno上で完結することが可能であり、細々としたデザインの微調整にかかる費用と時間を大きく削減できます。
営業担当やスタッフが修正することも可能なので、より迅速で柔軟な修正が可能となります。

ログの可視化

POPの受発注に関するログを可視化することで、使用頻度の高いアイテムや在庫整理の参考情報を得ることができます。
印刷量の検討、次のPOPの企画・デザインへの参考など、戦略的に活用いただけます。

新たに販促業務の担当となった方や、これまでの業務内容の見直しを行う方、現在ご利用いただいているシステムやサービスから乗り換え先を検討している方は、是非システム化による業務効率化をご検討ください。