販促物の受発注管理を効率化するためのステップガイド

チラシやPOP、ポスターといった「販促物」の受発注管理は、「運用は回っている」という事実から、問題が顕在化しにくい企業のお悩みの1つ。
大手企業であってもアナログな体制で管理されていることが多い販促物ですが、商品・サービスを売る現場、営業所・支店・店舗などにとっては、欠品しては困る重要なアイテムでもあります。

今回の記事では、販促物の受発注管理において、ミスが起こりやすくなる運用体制の特徴と、その改善方法をご紹介していきます。

販促物管理が抱える隠れた課題

なぜ問題が顕在化しにくいのか？

多くの企業において、チラシやPOP、ポスターなどの販促物の受発注管理は、日常業務の一環として行われています。しかし、現状『運用は回っている』という事実により、問題の顕在化が遅れることが少なくありません。これは、日々のルーチン作業として流れる中で、小さなミスや非効率な手順が見過ごされやすくなってしまうからです。

さらに、人的リソースに頼った運用は、担当者の経験値に大きく依存するため、異動や退職などでノウハウが失われるリスクもあります。

これにより、気づかぬうちに運用体制が脆弱化し、問題が発生した際の対処が難しくなるケースもあります。加えて、これらの問題が裏では積み重なり、業務全体のパフォーマンスに影響を及ぼすことも。特に、複数の部署が関与する場合、部門間のコミュニケーション不足が深刻化し、業務の非効率化を加速させる要因となります。

さらに、販促物の管理は、目に見えにくい部分での作業が多いため、担当者の負担が大きくなりがちです。
日々の業務に追われる中で、改善の余地があるにもかかわらず、最優先事項とされにくいことも、問題の顕在化を遅らせる一因となっています。

よくあるミスとその原因

販促物の受発注管理における典型的なミスとしては、数量や納期の誤り、誤発注、ダブルブッキングなどが挙げられます。

これらの原因の多くは、依頼のプロセスが複雑化し、担当者間での情報共有が不十分なことにあります。

特に、口頭や電話でのやり取りが中心となっている場合、記録が残らず、後々のトラブルを引き起こす可能性があります。加えて、異なる部署間でのコミュニケーション不足や、急な変更に対応する際の手続きの煩雑さも、一因となることがあります。これらの要因が積み重なり、業務全体の効率が低下してしまう事態を招くのです。

さらに、これらのミスは企業の信頼性にも影響を及ぼし、最悪の場合、顧客との関係にヒビが入ることも考えられます。これらのミスを防ぐためには、しっかりとしたガイドラインの策定と、スタッフ教育の徹底が求められます。また、定期的なプロセスの見直しを行い、常に最適な方法を模索する姿勢が大切です。

例えば以下のようなポイントに心当たりはないでしょうか？

• 販促物の発注、依頼内容の修正・変更を「電話」で受けている
  →「言った/言わない」の発生、伝言ゲームで認識ずれ
• 販促物データのファイル名、格納先となるフォルダ名を担当者が独断でつけている
  →検索しにくい、最新版がわかりにくい
• メール、FAX、電話など販促物依頼の「入口」が複数ある
  →対応漏れ、月間の依頼数などの振り返りが困難に

また、こうした運用はミスが起こりやすいだけでなく、業務が属人化しやすいという危険性もあります。

販促物の受発注管理の現場に「あの人に聞けばわかる」というベテランの担当者はいませんか？
そうした方がいるのは非常に頼もしいことではありますが、その反面、「その人にしかわからない」業務が発生しているかも。

企業として何らか対策を取るべき状況だと言えるかもしれません。

ワークフロー改善で効率化を実現

依頼の「入口」を統一する重要性

販促物の受発注を効率化するためには、まず依頼の「入口」を統一することが重要です。

これにより、誰が何を依頼したのかが明確になり、情報の一元管理が可能となります。特に、システムを用いた依頼の管理は、ログを残すことで後々の確認作業を容易にし、トラブルを未然に防ぐ効果があります。さらに、システム化することで、依頼の進捗状況をリアルタイムで把握でき、関連部門との連携がスムーズになります。

これによって、業務の見える化が進み、プロセス全体の透明性が高まるのです。また、統一された「入口」は、改善のためのデータ収集にも役立ち、将来的な業務プロセスの最適化に貢献します。システム導入の際には、ユーザビリティを重視し、誰もが使いやすいインターフェースを採用することが推奨されます。

• ワークフローをしっかりと決める
  →依頼の「入口」を統一し、システム上とする・最低でもメールにするなどログの残る方法を採用する
• データの格納場所・ファイル名のルールを決める
  →検索性と第三者からのわかりやすさを優先に、自社に適したフォルダの階層を用意し、ファイル名の命名ルールを決める
• 周知の徹底、運用の継続
  →「ルールを決めても守ってくれない」とあきらめず、コツコツ浸透させていきましょう。各部門に責任者を置くのもおすすめです。

システム上でのログ管理のメリット

依頼をシステム上で管理することで、どの依頼がいつ行われたのかを即座に確認できるようになります。

これにより、過去の依頼状況を紐解くことが容易となり、類似案件の参考にしたり、問題発生時に迅速な対応が可能です。また、ログが残ることで、依頼ミスの原因追及や改善策の検討に積極的に活用できます。さらに、ログデータを分析することで、業務プロセスのボトルネックを特定し、効率化のための具体的な施策を講じることも可能になります。

ログ管理は、単なるデータ蓄積にとどまらず、継続的な改善のための貴重なリソースとなり得ます。加えて、受発注のデータから得られるインサイトを活用し、顧客満足度の向上につなげることも可能です。

データ管理の最適化方法

検索性を高めるフォルダ構成の作り方

データ管理では、まずフォルダ構成を見直すことが必要です

。階層構造をシンプルかつ論理的にし、すぐに必要な情報にアクセスできるようにします。例えば、プロジェクト名や日時を基にしたフォルダ作成を行うと、特定の資料をすぐに見つけ出すことが可能です。

また、定期的にフォルダの整理を行い、不要なデータを削除することで、常に最新かつ必要な情報が整理された状態を保つことができます。

これにより、業務のスピードが向上し、無駄な時間を省くことができます。さらに、こうしたフォルダ管理のルールを組織全体で共有し、実施することで、全社員が一貫したデータ管理の下で業務を進められるようになります。フォルダ内のデータにアクセスする際の検索時間を短縮し、業務の効率化をより一層推進しましょう。

わかりやすいファイル命名のルール

ファイル名は検索性を高めるためにも重要です。例えば、日付やプロジェクト名、バージョン番号などを含めることで、ファイルの内容を一目で把握できるようにします。

統一された命名ルールを設けることで、第三者にも理解しやすく、業務の引き継ぎもスムーズに行えます。

さらに、ファイル名にキーワードを盛り込むことで、検索エンジンを利用した際に、目的のデータを即座に見つけ出すことができ、業務の効率化がさらに進むでしょう。
このようなルールは、組織の成長とともに柔軟に見直し、進化させることが重要です。ファイル命名のルールを明確にすることで、新入社員やプロジェクトメンバーの交代時にもスムーズな情報共有が可能になります。

運用の継続と浸透の鍵

ルールを守らせるための周知徹底法

新しいルールを定めても、それを定着させるには時間がかかります。定期的なミーティングや告知メールを活用して、ルールの重要性と具体的な遵守方法を周知徹底しましょう。また、ルールの実施状況を評価し、フィードバックを行うことで、関係者の意識向上を図ります。

組織内での意識共有が進むことで、ルールの浸透が加速し、最終的には組織全体の業務効率が向上する結果をもたらします。さらに、ルールを守ることが評価に繋がるシステムを導入することで、モチベーションの向上を図ることも効果的です。詳細な手順書やガイドラインを作成し、誰でも簡単にルールを確認できる環境を整備することも重要です。

部門ごとの責任者配置の効果

各部門に責任者を配置することで、ルールの運用と浸透をスムーズに進めることが可能です。

責任者は、ルールの遵守状況を確認し、問題があれば迅速に対処する役割を担います。
このような体制を整えることで、組織全体でのルールの徹底が実現し、業務の効率化を図ることができます。加えて、責任者が定期的にミーティングを行い、進捗を確認し合うことで、さらなる改善点の発見や新たな取り組みの模索が可能となります。また、責任者が中心となり、成功事例や課題を共有する場を設けることで、より良い運用方法の模索が促進され、組織全体の成長に寄与します。責任者がフィードバックの窓口となることで、現場の声を反映した改善策を迅速に展開できる環境を構築しましょう。

販促物は管理できていますか？

当社が提供する販促クラウド「SPinno」は、販促業務の効率化を目的に、販促領域に特化して開発されたクラウドシステムです。
販促業務、販促活動で重要となるPOPの受発注、デザインの依頼・承認、デザインのデータ管理・共有を、これ一つで行うことができます。

販促業務の一元管理と見える化

販促クラウド「SPinno」は、POPの企画・制作の取りまとめをする本部と、販促施策が行われる営業拠点・店舗、そしてデザイン会社・印刷会社・倉庫などのサプライヤーをクラウド上でつなぎ、データの一元管理と見える化を実現します。
これにより、メールやFAXといった見落としがちな連絡手段は不要となり、販促物の制作に関する進捗状況も関係者間で見える化されます。

ユーザーフレンドリーなUI/UX

特に営業拠点・店舗などのユーザーから多くいただくのは「POP専用のECサイトのようなUI/UX」というお声。本部と現場の間で意図の共有が容易となるだけでなく、億劫だったPOPの手配業務がショッピング感覚で楽しく行えます。

画像ファイルの検索時間を短縮

SPinno上では、デザインデータなどの画像ファイルが全てサムネイル表示されるので、必要なファイルにスピーディにアクセスできます。

デザイン編集機能

軽微なデザイン修正であればSPinno上で完結することが可能であり、細々としたデザインの微調整にかかる費用と時間を大きく削減できます。
営業担当やスタッフが修正することも可能なので、より迅速で柔軟な修正が可能となります。

ログの可視化

POPの受発注に関するログを可視化することで、使用頻度の高いアイテムや在庫整理の参考情報を得ることができます。
印刷量の検討、次のPOPの企画・デザインへの参考など、戦略的に活用いただけます。

新たに販促業務の担当となった方や、これまでの業務内容の見直しを行う方、現在ご利用いただいているシステムやサービスから乗り換え先を検討している方は、是非システム化による業務効率化をご検討ください。