業務の効率化ってそもそも必要なの！？業務管理を効率化するサービスなど

近年、労働時間の管理やサービス残業に対する労働行政の監督・指導が強化され、是正勧告を受ける会社が増えています。これによって過去の残業代をまとめて支払うといったケースも存在しているらしいです。そんな中で労働時間をコントロールするために「業務効率」を考える会社も増えてきているのでは無いでしょうか。
今回は業務効率するにあたって必要なことやメリットなどをまとめてみました！！

何で業務効率って必要？

そもそも業務効率はなぜ必要なのか。会社でいうと売上と密接に関連するのが大きな理由だろう。売上が上がっていても、同じくらいコストがかかっていては意味がないからです。

業務効率をする前にやること

①無駄時間を失くす
業務効率をするために無駄時間の洗い出しを行うことが必要です。勤務時間に必ず潜む無駄時間、一番怪しいのは会議ではないでしょうか。定例会議などで2.3時間かけて行っていたり、業務報告に必要以上の日報を活用して社員が頭をなやませるなど、、
各社員に裁量を委ねて報連相なしにしてみたり、管理の仕方を緩くするなど部下のやる気を引き出すと共に業務効率に繋げてみるのは如何でしょうか。

②残業の禁止
無駄時間を排除することで社員は業務に集中できます。そこですべきなのは残業時間の禁止である。人が集中するためには、ゴールが決まっていることが重要です。残業を失くすことで私生活の充実も実現できるので、強制的に残業を禁止してどうすれば残業をしないで業務を進められるかを考えてみましょう。

③テクノロジーの活用
最新のテクノロジーを活用することで作業時間を短縮することが可能だ。主に注力するのはコミュニケーション時間、サポート的に活用することだ。前者では勤務時間内においてコミュニケーションが占める割合は多く削れる部分もあるはず。後者では確認作業は人間がやることを踏まえ、二度手間リスクとクオリティ低下を避けるためである。

業務効率をするために

①やるべきことを書きだす
仕事を始める前にその1日やるべきことを書きだすことが良いと言われています。仕事を始める前に、きちんと道筋を立ててゴールを定めておく。「何時から何時まで何を行うか」というタイムスケジュールを決めておくことで、決まった時間の中で無駄なく仕事ができるため、書き出すのは手間であるが業務効率に繋がっている。

②作業時間を把握する
自分が行う作業にどのぐらいの時間を費やしてるか把握することで時間のコントロールを行うことができます。それぞれの仕事における作業時間が把握できなければ1日のスケジュールを立てることができない。これでは、タイムリミットを意識することなく、ダラダラと仕事をしてしまう。更に、作業時間の短縮を目指すといった意識を持つこともできなくなります。

業務効率を促進するためのサービス

業務効率するための手段として1つが上記に記載してたクラウドサービスです。最近ではクラウドサービスを使う企業が増えてきています。クラウドサービスといっても特徴は様々あって、ファイル管理やデータ共有や社内情報共有など多岐にわたります。

そこで今回は様々なクラウドサービスを幾つかご紹介します。

①chatwork
社内コミュニケーションをスムーズにするチャットワーク
→メンバーやグループ向けのチャットや情報の共有、タスク化がワンクリックできます。メールよりも素早く情報共有ができオンライン上で会議が行えるがメリットです。

②Cu-hacker
スケジュールの調整ができるカレンダー→スケジュールの管理や調整がスムーズに行えるサービス。自分の中で空いている時間をクリックすると定型メッセージが作成され送信できます。受け取った人はメッセージのURLから都合が良い日時を選ぶだけでスケジュール調整が完了します。3人以上のグループ単位でも簡単にスケジュール調整ができるのがメリットです。

③MFクラウド
財務関係をクラウド上で行えるサービス→1,700社以上の金融機関やカード会社に対応しており、取引詳細などを自動に入力してくれます。また、消費税の税率の変更に伴う計算式の更新や法律改正に伴う変更も無料で更新できます。MFクラウドでは情報の暗号化に加えて、データのバックアップを取ることができるため安全に保管できます。

④販促クラウド「SPinno」
販促業務をクラウド上で行えるサービス→受発注、デザイン依頼、デザイン編集など販促物制作業務に関わる全ての業務をクラウド上で行える。クラウド上に作成・依頼したデザインや資料が随時アップされるため、各店舗や各営業所で情報の共有することが可能です。弊社が提供しているサービスとなります。

このように業務効率と一言でいっても様々な観点があります。業務効率サービスを使えば効率化することも可能でしょうが、まずはサービスを使う前に「無駄はないか、省けるものはないか」を皆さんで一度話し合うのはいかでしょうか。そして、話し合った上で業務効率サービスを導入することとなったら紹介した4つのサービスを検討してみてはいかがでしょうか。どれも非常に便利でコストが低いサービスとなっております。

参考
業務効率をする前にやること（瓦版）
業務効率をするために（瓦版）
業務効率サービス（MFクラウド）