販促物の在庫管理の事例をご紹介します

POP・ポスター・チラシ・ノベルティなど、企業が販売促進を行う上で欠かせない「販促物」。
業態業種にもより、種類や使用目的・頻度はさまざまですが、それら販促物の「在庫管理」に関するお悩み・課題を抱えているケースは、業態規模問わず多くお見かけします。

本記事では、販促物の在庫管理でよくある課題とその原因、解決策を、具体的な事例を踏まえてご紹介します。

販促物の在庫管理における、よくある課題とその原因

販促物の在庫管理における、よくある課題

販促物の在庫管理において、よく聞こえるお悩みの声をまとめてみました。

• 各種販促物の在庫数がリアルタイムで把握できていない
• 在庫のある販促物をまた作ってしまう
• 倉庫の奥に眠っている販促物があるが、捨てられない
• 必要なときに欠品してしまっている

こうした課題は一番目の「在庫をリアルタイムに把握できていない」ことが主な原因となっており、それによって「作りすぎ」「不足」「滞留」が起こっている状態と言えます。

なぜリアルタイムに販促物の在庫を把握することが難しいのでしょうか。

販促物の在庫を把握できない原因は、アナログな管理体制にある

リアルタイムな販促物の在庫把握ができていない企業にはいくつかの特徴があります。

• 販促物の在庫情報がExcelなどへの手入力で管理されている
• 販促物の制作・出荷依頼を電話・メール・FAX・チャットツールなどで行っている
• 販促物の情報を店舗・営業拠点などに周知する手段がメールやチャットツールのみ

いずれも根本的には、本部と店舗・現場間で販促物に関する情報共有がスムーズでない体制であることが原因と言えそうです。
情報共有がスムーズでないと、「現場に販促物を送っても、意図まで伝わっておらず使われない」「倉庫に販促物が余っているのに、現場がそれを知らない」などの状況を作り出し、販促物の適正な利用も難しくなる、悪循環が起こります。

また、在庫情報のExcel管理は入荷・出荷の進捗は可能ですが、過去をさかのぼって「どの販促物が」「どのくらい使われたのか」を分析しづらく、改善が進まないという問題につながります。

販促物の在庫を適正に管理するポイント

販促物の在庫を適正に管理し、且つ業務効率もよい運用体制にするためには、どうすればよいのでしょうか。
ここではすぐに取り入れられるようなポイントをお伝えします。

• 業務フローを書き起こし、ムダな工程があれば削減する
• 社内への販促物関連の情報発信方法を見直し、見落としを防ぐ
• 電話、FAX、メールなどに頼りすぎない運用に変更し、できれば一本化する
• 定期的に、販促物在庫の棚卸をする
• 販促物と関連業務に関して、店舗・現場からのフィードバックを定期的に集める

在庫管理が煩雑になる原因にはまず、アナログで煩雑な管理体制があります。
まずは業務フローを書き出し、現状にそぐわない、あるいは重複している工程があれば削減しましょう。
連絡方法についても同じで、連絡方法が複数ある・重複する工程があることは、いたずらに販促物の管理担当者の確認工数を増やし、ミスの発生リスクを高めてしまいます。

最後に、定期的に在庫の状況と、業務自体の振り返り。これらを行い、日々改善を重ねていくことが、販促物の適切な在庫管理における重要なポイントです。

販促物の在庫管理のメリット

販促物の在庫管理を改善することで、以下のようなメリットがあります。

• 余剰在庫の縮小ができる
• 販促物の欠品を防ぐ
• 制作量を適正化し、コスト改善ができる
• 業務工数を削減
• 在庫のスペースを減らすことができる
• 担当者の生産性を向上することができる

最後に、実際に販促物の在庫管理における課題を解決したり、効率化を実現した事例をご紹介いたしますので、ぜひご覧ください。

販促物の在庫管理の成功事例をご紹介

株式会社Mizkan Holdings様

データを活用し、販促物の倉庫費削減へ

株式会社Mizkan Holdings様では、販促物の制作・発注業務の最適化に向け、当社サービスの販促クラウド「SPinno」を導入いただきました。

SPinno上で得られたデータを参考にしつつ、販促物の在庫の整理・最適化を行い、販促物を保管する倉庫の固定費削減に成功。販促物の発注履歴を活用することで、使われていない販促物を明確にしたり、使用状況の分析が可能となりました。

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株式会社VHリテールサービス様

店舗の販促⼿配にかかる時間を1/3に削減

株式会社VHリテールサービス様においては、倉庫に在庫している販促アイテムの出荷の際、欲しいアイテムのデータを探し出すという作業に長い場合で30分もの時間を費やしている状態でした。

販促物の手配という作業に必要以上の手間と時間がかかっているという課題を解決し、店舗においては大切なお客様との接客により時間をかけることができるように、という目的でSPinnoをご導入頂いております。
導入後の成果として上記のような業務を5分から10分に短縮することができ、大幅な時短に成功していただいております。

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タリーズコーヒージャパン株式会社様

工数を削減し、必要数量のオンデマンド制作に切り替えコスト削減も同時に実現

タリーズコーヒージャパン株式会社様においては、販促物の出荷までのフローにおける対応の手間と時間、そして販促物の在庫保管にて発生する廃棄コストの課題に取り組まれております。

システム上でどのような販促物が使えるかを本部と店舗で共有し、システムを活用したオーダーと承認のフローを導入することで工数を削減、さらにはオンデマンドの製作会社と連携することで廃棄コストの削減を実現いたしました。

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株式会社Cure様

業務フローを見直し、効率化とペーパーレスを実現

株式会社Cure様においては、紙とFAXで行われる販促業務のやりとりの効率化、ペーパーレス化を実現いただいております。本社の発注業務における対応時間を月16時間削減、毎日1件は起きていた発注ミスをほぼ0件に。営業から倉庫までの出荷依頼の業務をクラウド上で一元管理することで、業務フローの改善とムダの削減を実現いたしました。

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まとめ：在庫管理改善のポイントは？

在庫の管理を改善する上、下記のようなポイントが重要となります。

• ルールの整理、複雑なフローを改善する
• 人的なミスが起こる要因を少なくする
• 電話、FAX、メールなどに頼りすぎない業務に変える

当社の販促管理システム「SPinno」では、電話やFAX、メールによる販促業務のやりとりを減らし、在庫管理の効率化やデータの共有、業務工数の削減の実現のお手伝いを行っております。導入に際しては、お客様専任の＜カスタマーサクセス＞担当者が丁寧に現状の運用体制や課題をヒアリングし、サポートを行わせていただきます。

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