業務改善のためのフレームワーク「KPT」とは

どんな商品・サービスを売るにも、認知や訴求のためにチラシやポスター、POPなど「販促物」がつきもの。
販促物を扱う部門は「販売促進部門」「営業支援部門」「マーケティング部門」など企業によりさまざまですが、共通しているのは煩雑な業務に追われ、業務改善の時間が取れていないというお声が多いことです。

今回は、そんな販促物を扱う部門の皆さまに向け、業務改善のためのフレームワーク「KPT」についてご紹介します。

紙とペンだけあればできるフレームワークです。
まずはゲーム感覚で、チームで取り組んでみませんか？

約3割の企業が感じる「販促業務効率化」の必要性

そもそもなぜ、販促物に関わる業務は煩雑になりがちなのでしょうか。
その原因は、販促物を必要としている現場（店舗、営業部門）、販促物を制作するためのデザイナー・印刷会社・代理店、販促物を管理・発送する倉庫や物流会社など、社内外で登場する関係者が多く、販促部門は「調整役」として彼らとのやりとりに追われてしまうためだと考えられます。

2020年に当社が取引先企業の販売促進部門を対象に実施したアンケートでは、「直近・今後の販促活動においての課題や取り組みについて教えてください」という質問に対し、29%もの企業が「更なる業務効率化や生産性向上による、施策検討や改善時間の確保」をあげています。

※複数回答可。有効回答数　42社54名。

煩雑化した業務を紐解いていく上では、フレームワークを用いた会議を行うことが有効な場合も多くあります。
今回は、定期的な業務の振り返り・改善の時に使えるフレームワーク、「KPT」をご紹介します。

販促業務の整理にも役立つ「KPT」とは

「KPT」は「ケプト」と読み、以下の単語の頭文字をとったものです。

• Keep　継続すること
• Problem　改善すべきこと
• Try 新たに挑戦すること

業務やプロジェクトを振り返るフレームワークとして、一般的にも有名なのは「PDCA（Plan Do Action Check)」があります。

KPTはPDCAよりもシンプルで、すべてを改善していくのではなく「継続」という選択肢があることから、販促部門のようなルーティンワークのある業務を定期的に振り返るためのフレームワークとして扱いやすいのが特徴です。

業務改善フレームワーク「KPT」の実践方法

では実際に、KPTの実践方法を見ていきましょう。

準備するもの

・大きめの紙、ペン

※リモートワークの会社の場合には、パワーポイントなどで枠を作り、画面投影しながらテキストを書き込んでいくようなやり方もあります。

KPTの実践方法

1. 「Keep 継続すること」を書き出す
   現在の業務を振り返り、「このまま継続してよい」と思えるよかった点・成功していることを書く
2. 「Problem 改善すべきこと」を書き出す
   発生した問題、望ましくない事象を書く
   特定の個人を攻撃するような内容ではなく、なぜその問題が起こったのかにフォーカスする
3. 「Try　新たに挑戦すること」
   前段階の「Keep」「Problem」を踏まえて、今後どのようにしていくかを具体的なアクションを書く

特に「Try」には、「気を付ける」などの抽象的なものではなく「2名体制でチェックする」など、できるだけ具体的に書くことが重要です。

また、2回目以降は、事前に前回のKPTで設定した「Try」をはじめに確認し、実行したアクションに対して「これは継続しよう」「これは改善が必要だ」と確認しながら進めていきます。

【販促部門のKPT実践イメージ】

販促部門がKPTを活用するメリット

KPTはルーティンワークのある業務におすすめと前項でお伝えしましたが、「チームでありながら個々の業務がバラバラで、お互いの課題がわかりにくい」というケースにも適しています。

個人のKPTを書き出しチームで互いに発表すれば、個々人が抱えている業務への気づき、課題や負担などをチーム全体の気づき・課題として認識することができます。

また、KPTの定例化により、日々の業務の中でも「これは今後改善すべきだ」「これは継続していけそうだ」と俯瞰して見る習慣が身についていきます。

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